| 電話に出る |
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ビジネスの電話では、できるだけ三コール以内ですばやく出ます。仕事の最中でも
鳴っている電話にはすぐ応対するのがマナーです。もし三回以上鳴って出た時には
「お待たせいたしました」の一言を添えましょう。相手が社内の人なら「お疲れ様です」の挨拶は基本です。
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社名を名乗る |
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電話を取る時に「もしもし」は不要です。すぐに社名を名乗ります。
「はい、○○社でございます」部署に直通の電話では「○○社の□□部でございます」と答えます。「はい」の代わりに「ありがとうございます」朝ならば、「おはようございます」と挨拶すると好感度が増します。
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相手の確認 |
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こちらの社名を名乗ったら、相手の会社名、名前、部署名をしっかりと聞き、復唱して確かめます。「○○社□□部の△△様でいらっしゃいますね？」
もし間違って復唱した場合は
「大変失礼いたしました。もう一度お名前をお願いいたします」と、お詫びの後に聞き直しても失礼にはあたりません。聞き取りにくかった場合も、
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いいたします」と聞き直します。
はっきりとわからないまま、あいまいに取り次いでしまう方が失礼になりますので、きちんと確認しましょう。ただし何度も聞き返すのは失礼になりますので、一度聞き直してもわからなかったときは「○○社の△△様ですね？」と確認してみます。
もし相手が名乗らなかった場合は「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？」と尋ねます。
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挨 拶 |
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相手の社名と名前を確認したら、初めて聞く名前でも「いつもお世話になっております」と挨拶します。相手から先に挨拶された場合でも
「○○社の△△様でいらっしゃいますね。こちらこそいつもお世話になっております」と復唱の後に挨拶をしましょう。
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用件を聞く |
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用件はポイントを聞き逃さないよう落ち着いて聞きます。場合によってはメモを取りながら、要所要所に「はい」「かしこまりました」などのあいづちを入れましょう。わかりにくかったことはその場で確認し、聞き流さないようにします。ひととおり聞き終わったら、最後に復唱して確認します。疑問点などがあれば「恐れ入りますが、この件は○○でよろしいでしょうか」と尋ねましょう。
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電話を切る |
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話が終わったら、「お電話ありがとうございました。失礼いたします」と言って電話を切りますが、電話はかけた方が切るのがマナーですので、相手が切るのを確認してから受話器を置きましょう。
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注意点 |
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社名や名前をきちんと確認するのは基本ですが、聞き間違えやすい言葉には注意します。数字の「いち」と「しち」、「ふつか（二日）」と「はつか（二十日）」、「ようか（八日）」と「「よっか（四日）」、アルファベットの「B」と「D」と「T」と「V」、「L」と「M」と「N」、同音異義語「帰社」と「貴社」など間違えやすい言葉は、「市場のいち」「ビジネスのB」など例をあげて確認するようにしましょう。 |
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