| 電話をかける |
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ビジネスで電話をかける場合、朝九時から夕方の五時までが原則です。正午から一時頃にかけての昼食時も避けた方がよいでしょう。始業から三十分、終業前三十分は電話が立て込みやすいので、込み入った用件の時はその時間帯を外し、相手が忙しくない時間を考えてかけます。
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ダイヤル前の確認 |
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電話をかける前に、相手の電話番号、会社名、所属、名前を間違えないように再確認しておきます。また、大事な用件をい忘れたり、何度も同じ事を説明したりすることのないよう、話すことをまとめておくとよいでしょう。
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相手の確認 |
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電話がつながったら、通常は先方が名乗るはずですので、会社名を確認します。もし名乗らなかった場合は、「○○者様でいらっしゃいますか？」と確かめます。会社名を確認したら自分の社名、部署、名前を名乗り「いつもお世話になっております」と挨拶します。
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取次ぎを依頼する |
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取り次いでほしい相手の部署と名前を告げ、「恐れ入りますが」の一言を添えて取次ぎをお願いします。「恐れ入りますが、□□課の△△様はいらっしゃいますか？」
部署名がわからない場合や、直通電話の時は「○○様はいらっしゃいますか？」だけでも構いませんが、同姓の社員が複数いることもありますので、事前にフルネームを確認しておくとよいでしょう。
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挨拶をする |
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相手が出たら、再度自分の名前を名乗って挨拶します。この時「いつもお世話になっております」だけではなく、状況に応じて「先日はお忙しいところをありがとうございました」などの挨拶もできるようにしましょう。用件に入る前には「今お話してもよろしいでしょうか」と一言断るようにします。電話は簡潔にが基本ですが、何も挨拶をせずに用件に入るのはマナー違反です。もし相手に時間がないようでしたら、都合のいい日時を尋ねて、話を切り上げます。
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相手が不在の時 |
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電話をかけた時に相手が不在だった場合は、こちらからかけ直すのが原則です。相手が外出中の時は何時頃に戻るのか、出張中なら何日に出社するのかを確かめます。不在だからといってそのまま電話を切るのはビジネスでは失格ですが、何故不在なのか、どこへ出かけているかなどの詳細を尋ねるのもいけません。
相手の戻る時間を確認したら「それでは改めてその頃にご連絡させていただきます」と伝え電話を切ります。
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伝言の依頼 |
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先方の戻る時間がわからない時など、場合によっては折り返しの電話をお願いすることもあります。自分の連絡先と、できれば都合のいい時間を伝え、「恐れ入りますが、お戻りになりましたらご連絡くださいますようお伝えいただけますでしょうか？」と依頼します。また伝言を依頼するときもいきなり切り出すのではなく、「恐れ入りますが、伝言をお願いしたいのですが、よろしいでしょうか？」と先方の都合を聞いてからにしましょう。伝言は手短に用件のみを伝え、再度自分の社名と名前を告げます。いずれの場合も取り次いでくれた人の名前を「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけませんか？」と確認しておきましょう。
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電話を切る |
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話が終わったら、「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」と言って電話を切ります。電話はかけた方が切るのがマナーですが、相手が目上や得意先などの場合は、自分からは切らず相手が受話器を置くのを待ちます。切る時は、ガチャンと大きな音を立てて切らずに静かに受話器を置きます。フックを指で押さえて切る場合も同様に静かに切るようにしましょう。 |
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